El pasado 1 de Diciembre de 2015, escribía en un post titulado “¿Por qué hay tanto “Ego” en el mundo 2.0? : que «en la última semana he leído seis post, en diferentes blogs, en los que se hablaba de cómo gestionar reuniones eficaces. ¿Pero, es que ya no está todo dicho sobre este tema? En este caso, como en otros parecidos, hay poco que aportar, pero seguimos escribiendo por “cumplir”».

Y no me arrepiento de lo escrito, pero… ¿Por qué? Pues porque, de verdad, ya está todo dicho, y a pesar de ello el otro día me llamaron de una empresa, mediana empresa, para que diera una sesión a su Comité de Dirección sobre este tema. ¿Pero es posible a estas alturas? Pues tan real como la vida misma. Y yo pensé, para mis adentros, «más vale tarde que nunca…» Y en síntesis mi intervención consistió en lo que digo a continuación, eso sí… les advertí que suprimieran el 80% de las reuniones que llevan a cabo…

Empecé citando a mi “Gurú Preferido”, Peter Drucker, que decía que las reuniones son concesiones a la organización deficiente. Si no son productivas, son un completo desastre y una pérdida de tiempo…

Estructurar el desarrollo de las reuniones para que sean eficaces, requiere una pequeña disciplina, ya que si no se convierten en una rutina que solo conduce a una autocomplacencia y a una pérdida de tiempo…

Estas fueron algunas sugerencias que les dejé encima de la mesa…

1.- Agenda previa. Los asistentes deben conocer con anterioridad los temas a tratar para no divagar y centrarse en lo importante. No debería haber muchos puntos de discusión para no alargarse en el tiempo e ir a lo concreto.

2.- Puntualidad. Una reunión eficaz empieza y termina a la hora en punto. El que llega tarde, sin justificar, se convertirá en mero asistente. No tendrá ni voz ni voto.

Si a la hora de finalizar no se han agotado los temas, quedarán para la próxima reunión.

3.- Intervenciones. Cada participante tendrá un tiempo determinado, sin posible prórroga, para intervenir. Con brevedad, claridad y de forma concisa expondrá sus argumentos, información, datos… El moderador de la reunión le interrumpirá, si sobrepasa el tiempo asignado.

4.- Información previa. Si alguno de los participantes necesita presentar algún tipo de información, deberá hacérsela llegar al resto con la suficiente antelación, para que puedan estudiarla y de esta forma evitar pérdidas de tiempo con su lectura.

5.- Medios audiovisuales. Si se van a utilizar proyectores, trasparencias, sonido, pantalla… deberá estar todo listo y preparado antes de la hora de inicio de la reunión, cerciorándose de que todo funciona. No hay nada más deprimente que ir a proyectar algo y ver que el proyector no funciona, y encima no hay nadie que sepa manejarlo…

6.- Sala. La mesa, sillas… deben estar ordenadas. Se facilitará agua, papel, rotuladores y demás material para ganar en eficacia y en eficiencia. A ser posible, se indicara en un pequeño “cartelito” el nombre de los participantes para que se sepa dónde se tiene que sentar cada uno, siempre y cuando no se conozcan o no asistan habitualmente a las reuniones.

7.- Decisiones. Dependiendo del tipo de reunión, las decisiones deberían ser tomadas por consenso, para que tuvieran eficacia y comprometieran a toda la organización.

En otros casos, las deliberaciones sería bueno que fueran en equipo, aunque las decisiones posteriores fueran individuales…

8.- Participantes. No hay dos personas iguales, por lo tanto el respeto debe ser una regla de oro. La buena educación permite que dos personas trabajen en equipo con independencia de cómo empaticen. Pensar en voz alta estimula y aumenta la autoestima. Escuchar, antes de refutar, es indispensable y una muestra de madurez.

9.- Moderador. Siempre tiene que haber una persona, la convocante, que debe dirigir, controlar y conducir la reunión. Evitará las confrontaciones subidas de tono. Dará y quitará la palabra, según las circunstancias, a cada uno de los asistentes y resumirá al final de la misma los hitos más importantes.

10.- Acta y responsable. La reunión deberá tener un/a secretario/a para tomar notas, y poder redactar una minuta en la que se recojan todos los puntos tratados, así como las personas responsables de llevar a cabo cada una de las decisiones acordadas y el tiempo en el que deben hacerlo.

Como ves, nada nuevo, pero aún hay organizaciones que necesitan reflexionar en ello para ser más eficaces. Pero con todo, me gustaría resaltar algunas palabras: escucha, respeto,participación, compromiso, puntualidad, sinceridad, eficacia, acción…

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